Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «}Запись недействительна»}.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 -} последующего порядкового номера,
№2 -} даты внесения записи,
№3 -} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 -} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Приказ от | |
| экономиста | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 10 | 02 | 2014 | Приказ от | |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| инженера | |||||
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| инженера | |||||
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс »} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | |
| 12 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Приказ от | |
| 05.02.2014 № 8-к | |||||
| Федерации | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 05 | 02 | 2014 | Запись за номером 9 недействительна, | Приказ от |
| Уволен по соглашению сторон, пункт 1 | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 06 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна, | |
| 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это очень важная составляющая для любого официального работника, так как именно этот документ юридически удостоверяет рабочий стаж и трудовой опыт. Подробнее о документе читайте в этой статье.
Что такое трудовая книжка?
Трудовой книжкой называют официальный государственный документ, в котором подтверждается рабочая деятельность владельца, его трудовой стаж, опыт и места работы и другая подобная информация касательно официального оплачиваемого труда. Вся эта информация (например, испытательный срок при приеме на работу) нужна не только самому гражданину для вступления на какую-то должность по желаемой им вакансии или получения определенных льгот, предоставляемых обществом, но и людям, которые на работу принимают, для полного анализа трудовой деятельности претендента и оценки его потенциальной полезности в рядах данной компании.
За регулировку стандартов по заполнению и ведению трудовой книжки ответственны Трудовой кодекс Российской Федерации, а также некоторые нормативно-правовые документы, такие как официальные постановления министерства труда и органов управления Российской Федерации.
Как выглядит трудовая книжка?
Это вид как самой трудовой книжки, так и вкладыша в нее. Данная "внешность" вместе со всем обширным перечнем правил, относящихся к ведению и хранению этого важного юридического документа, печати бланков трудовой книжки и рассылка их ко всем официальным работодателям принята специальным правительственным постановлением, которое так и называется: "О трудовых книжках". Принято оно было 16 апреля 2003 года, хотя непосредственно сам трудовой документ стал так выглядеть только после 1 января 2004 года.
Несмотря на то, что в этом постановлении содержится описание вида рассматриваемого нами сегодня документа, ни намека на то, как его правильно заполнять (а эта информация действительно очень важна для оформления трудовой книжки) там не имеется; разве что какие-то краткие правила, касающиеся самого процесса заполнения гражданином.
Самое первое оформление документа
Порядок оформления на работу таков: если гражданин на официальном уровне трудоустраивается впервые, то трудовая книжка выдается ему на руки от самого работодателя после того, как между ними будет заключен контракт (трудовой договор). В соответствии с этим, со стороны организации издается приказ, после чего в течение пяти дней после заключения и оформления контракта в бланк рабочего документа вносится соответствующая пометка.
Соответственно, если у претендента на должность отсутствует трудовая книжка - это не повод отказывать ему в оформлении трудоустройства и лишать человека шансов. Наоборот, такие действия являются противоправными, потому как гражданин раньше мог просто не работать, а другим путем трудовую книжку ему не получить (да и незачем). В таком случае человек при поступлении на новую рабочую должность должен лично написать заявление, которое в дальнейшем адресуется работодателю, и запрашивает непосредственно оформление бланка (все это происходит в соответствии со статьей номер 65 Трудового кодекса Российской Федерации). Затем документ проходит процесс регистрации в учетной базе данных о трудовых книжках и их движениях.
Поэтому на вопрос, примут ли на работу без трудовой книжки, ответ - да. Правда, только если сотрудник подходит организации, тут уж чудес ждать не стоит.
Кто оформляет трудовую книжку?
Все, что касается организации хранения и ведения отчетности по трудовым книжкам всех сотрудников какой-либо организации, а также внесения в них новых записей - все это лежит на плечах нанимателя. А вот все эти пункты уже на фактической основе исполняет специальный сотрудник отдела кадров (хотя иногда это может быть какой-либо бухгалтер или руководитель, это не так принципиально), который назначается отдельным приказом со стороны организации. Сотрудник этот обладает правом ведения и заполнения трудовых книжек, внесения в них новой информации и записей, а также расписываться в них и закреплять все данные официальной печатью. Вся эта деятельность (так же, как и само распоряжение о назначении выбранного сотрудника на данную должность) в дальнейшем может подвергаться проверкам трудовой инспекции.
Очень важно учитывать, что назначить на пост управляющего всеми процессами, связанными с трудовыми книжками, работодатель может только того сотрудника, у которого подобные обязательства прописаны непосредственно в его трудовом договоре или должностной инструкции. Если же наниматель занимается кадровым учетом самолично, он обязан отдельным приказом принять все эти функции на себя.
Необходимые документы
Для оформления трудовой книжки претенденту на должность необходимо предоставить своему работодателю перечень документов, которые требуются для регистрации документа, точно так же, как и работодатель вносит свою лепту в этот процесс. Вот весь список нужных документов:
- Документ об образовании (аттестат, диплом и т. д.).
- Паспорт или же иной документ, официально удостоверяющий личность.
- Устав принимающей компании или свидетельство об осуществлении индивидуального предпринимательства.
- Учетный журнал, в котором ведутся трудовые книжки.
- Гербовая печать, подтверждающая вступление трудовой книжки в законную силу.
Трудовая книжка представляет собой документ из обложки и трех различных частей внутри, каждая из которых отвечает за определенную информацию о ее владельце. А именно:
- Титульный лист. Он содержит в себе информацию о владельце трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные и т. д.).
- Данные о работе. Они учитывают весь рабочий стаж собственника данного документа, включая название организации, должность, которую человек там занимал, продолжительность оказания трудовых услуг и т. д., точно как и запись в трудовой книжке о временном приеме.
- Отдел о наградах. Здесь выделяются все особые достижения сотрудника, которые в дальнейшем могут принести ему многочисленные бонусы, в том числе и при приеме на новую работу.
Оформление титульного листа
Заполнять титульный лист такого важного юридического документа, как трудовая книжка, необходимо с большой аккуратностью, поэтому занимается этим специально обученный сотрудник, который и несет ответственность за хранение, ведение и внесение в бланки необходимой информации. Назначается этот сотрудник непосредственно руководителем организации.
В титульный лист вносятся данные, которые выглядят следующим образом:
- Ф. И. О. работника.
- Дата его рождения.
- Полученное образование.
- Профессия, по которой было получено образование.
- Специальность этой профессии.
Первые два пункта вписываются в трудовую книжку точно так же, как и в паспорте, без каких-либо сокращений. Информация об образовании же берется из диплома и переносится в титульный лист с точностью. Если на работу устраивается, предположим, студент, то есть у претендента не имеется законченного образования, тогда информация о его профессии появляется в бланке исключительно после получения этим студентом диплома.
Гражданину, которому оформляют трудовой документ, необходимо самостоятельно проверить всю внесенную информацию и подтвердить ее действительность подписью, а если им была найдена допущенная при заполнении ошибочная запись в трудовой книжке (о приеме или чем-то еще), бланк уничтожается и заводится новый, в который снова вносится вся требуемая информация. Если же никаких ошибок допущено не было, в специальной графе указывается фамилия заполнившего трудовую книжку сотрудника, его подпись и печать компании.
Внесение изменений
В том случае, если информация, содержащаяся в титульном листе, по каким-то причинам изменилась, она зачеркивается, а рядом пишется новая, после чего на внутренней стороне обложки перечисляются документы, являющиеся основанием для изменения информации (к ним относятся паспорт и бумаги, за выдачу которых ответственен ЗАГС). Таким образом можно аннулировать запись в трудовой книжке о приеме на работу, и об этом важно знать.
Оформление сведений о работе
Оформление трудовой книжки является необходимым условием для вступления на рабочую должность, что основывается на статье номер 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Даже в обычной работе сотрудники кадровых служб разных организаций используют при приеме кандидатов на работу бланки, по оформлению схожие с трудовой книжкой.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется следующим образом:
- В разделе под названием "Сведения о работе" вписывается название самой организации, после чего в первой же графе под ним ставится порядковый номер записи.
- Во вторую графу необходимо вписать дату, когда фактически сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям.
- В третью же записывается информация о должности, на которую вступает владелец рабочего документа (например, "принята на должность бухгалтера" в трудовой книжке - это норма).
- Четвертая же графа - это реквизиты, по которым был произведен приказ.
Испытательный срок при приеме на работу учитывается.
Однако и это не все. Также важно учитывать, что прием переводом (запись в трудовой книжке) производится в том случае, если сотрудник уволился из своей бывшей организации путем официального перевода в новую.
Раздел сведений о награждении
Этот раздел выглядит так:
Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы можете увидеть выше.
Основные правила заполнения
Чтобы правильно произвести процесс заполнения трудовой книжки необходимыми данными, следуйте следующим пунктам:
- Записи в трудовой книжке делаются авторучками (перьевыми, гелевыми, роликовыми - значения не имеет) с синим, черным или фиолетовым цветом. Чернила других цветов не допускаются к оформлению документа.
- Цифры в трудовой книжке должны быть арабскими, а даты - в формате дд/мм/гггг.
- Язык оформления - русский. Однако если в каких-то отдельных субъектах Российской Федерации дополнительно имеется другой язык на уровне государственного, то в процессе внесения в трудовую книжку всей необходимой информации можно использовать его.
- Все слова и словосочетания вписываются в документ в полной форме, то есть без каких-либо сокращений. Это касается и должностей, и различных приказов - в общем, всего, что содержится внутри интересующего нас бланка.
- Все данные в трудовой книжке должны соответствовать официально изданным со стороны организации приказам.
- Для внесения всех необходимых данных у сотрудника, ответственного за заполнение и ведение отчетности по трудовым книжкам, есть не более недели с момента непосредственного события. Исключения касаются записи о приеме на работу, которая, как мы помним, производится в течение пяти дней, а также записи об увольнении с должности: она производится в день вступления увольнения в силу.
- Любая запись в трудовой книжке обязательно сопровождается ее порядковым номером. Хотя и в случае номеров записи в трудовой книжке, впрочем, тоже есть несколько исключений:
- в случае, если сам работодатель меняет свое название, необходимость ставить порядковый номер отпадает;
- если производится создание дубликата трудовой книжки, запись о стаже работника также лишается нужды в прикреплении к ней порядкового номера;
- заголовки раздела сведений о работе не подлежат нумерации.
Владелец трудовой книжки обязан быть ознакомлен со всеми записями в ней под роспись.
Можно ли владеть двумя трудовыми книжками?
В соответствии с трудовым законодательством у любого работника должна быть в наличии только одна трудовая книжка, непосредственно с которой сотрудник организации, ответственный за внесение данных, и ведет работу. Однако же бывают ситуации, в которых по каким-либо причинам у человека появляется и вторая трудовая книжка: к примеру, если сотрудник после увольнения с какой-то должности потерял свой трудовой документ, а потом нашел, но уже после выдачи нового при вступлении на следующую должность.
В таком случае работнику не грозят какие-либо штрафы или санкции, потому как в законодательстве подобных мер попросту не предусмотрено. Работодатель также не вправе каким бы то ни было образом наказывать сотрудника, тем более штрафовать или даже отказывать в приеме на работу, если речь идет пока лишь о кандидате. Ему только важно учитывать, что вписывание всех необходимых рабочих сведений производится лишь в одну единственную трудовую книжку, так как владение сразу двумя, опять-таки, в законе юридически не прописывается.
В принципе, вы можете просто выкинуть лишний трудовой документ.
Подработка
Некоторые категории граждан (например, несовершеннолетние, водители, медицинские работники и др.) имеют право быть принятыми по совместительству. Запись в трудовой книжке в таком случае дополняется после записывания должности формулировкой "по совместительству".
Также существует и отдельное правило для тех, кто заключает договор с работодателем, являясь учеником (студентом, стажером). Точно также в документе все это отмечается. "Принят учеником" - запись в трудовой книжке в данном случае выглядит именно так.
Оформление документа в дальнейшем трудоустройстве
А вот работать в разных организациях по двум разным трудовым книжкам - это незаконно и строго карается судом. Поэтому помните, что заявление нанимателю с прошением о выдаче нового бланка должно быть произведено только в том случае, если вы действительно потеряли свою трудовую книжку и у вас ее попросту нет.
Внесение же информации в этот документ при вступлении в новые рабочие должности после первой осуществляется по тому же принципу, что и до этого (разве что титульный лист остается без изменений). Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу вы уже видели.
Образцы заполнения в случаях приема на работу и увольнения
Как уже упоминалось в данной статье, когда сотрудник вступает в новую должность, работодатель не позднее пяти дней записывает информацию о данном действии, произведенном на основании официального приказа, непосредственно в саму трудовую книжку. Если же гражданин трудоустраивается впервые, то он ставит свою роспись на титульном листе своего нового трудового документа, подтверждая тем самым отсутствие каких-либо ошибок в заполнении данных (хотя он и не в ответе за это пресловутое правильное заполнение).
Не стоит забывать, что в том случае, если нанимателем является физическое лицо, не оформленное, как индивидуальный предприниматель, то он лишен права на законодательном уровне приобретать новые трудовые книжки (а все это осуществляется исключительно в соответствии с законами об официальном оформлении на работу). В таком случае все данные о стаже и рабочей деятельности сотрудника будут нотариально заверены письменным договором, который и заключается специально в таких случаях.
В тот день, когда сотрудник увольняется с работы (то есть заканчивает последний день отработки, также предусмотренной законодательством и за игнорирование которой предусмотрен серьезный штраф), работодатель обязан выдать ему все связанные с должностью документы, в том числе и трудовую книжку. После наниматель производит расчет сотрудника, выдает ему последнюю заработную плату, и на том их пути расходятся.
Бывают случаи, в которых работодатель по каким-либо причинам не может выдать сотруднику трудовую книжку. Тогда им составляется письменный протокол, из которого сотрудник узнает о необходимости забрать документ и дает согласие на отправление его к нему почтой. С того момента, как работодатель отправил данному человеку это сообщение, он не несет никакой ответственности за возможные задержки в получении его бывшим сотрудником трудовой книжки. Также этой ответственности он избегает тогда, когда фактический последний день трудящегося является отличным от дня, указанного в дате окончания действия составленного при вступлении в должность трудового договора.
Подобных ситуаций бывает много, и все они разнообразны, поэтому сотруднику организации, который является главным в вопросах кадровых дел и ведения трудовых книжек, необходимо изучить все возможные основания для юридических действий, связанных с трудоустройством, а также формулировки, которые необходимо будет вписывать в каждом отдельном случае.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу - это понятно, однако когда производится запись об увольнении, очень важно учитывать, что его основания и причина обязаны так или иначе соответствовать тому, что прописано на этот счет в законодательстве Российской Федерации. Уволенный работник лично должен расписаться под записью о своем увольнении, точно, как и работодатель, после чего вся эта информация получает специальную печать организации, после чего считается юридически заверенной и достоверной.
Нюансы и интересные факты
Владельцам трудовых книжек старого образца не обязательно производить замену на новые, а федеральный орган, ответственный за службу, связанную с трудом и занятостью граждан (который называется Роструд), еще в апреле 2017 года одобрил отмену трудовых книжек, разговоры о которой длились уже многие годы.
Связано это с желанием власти повысить защиту прав трудящихся граждан, а также значительно упростить или и вовсе упредить многие бюрократические процессы, связанные с ведением, хранением и пересылкой трудовых книжек. Более того, будет сокращена статья расходов государственного бюджета, уходящих непосредственно на производство и распространение по бумажной почте этих документов. В нескольких странах постсоветского пространства даже уже был произведен отказ от трудовых книжек как таковых.
Пока что не ясно, когда ждать этой отмены в России, однако уже сейчас можно отметить, что это положительно скажется на всех юридических выкладках. Особенно удобен переход от бумажных трудовых книжек к электронным (а это будет впоследствии осуществлено именно в электронном формате) будет тем работникам, которые осуществляют свою трудовую деятельность удаленно или при помощи так называемого вахтового метода.
Итог
Эта статья была посвящена общим вопросам по приобретению и внесению информации в трудовую книжку. Надеемся, все ваши вопросы были разъяснены.
Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.
Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.
Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.
Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.
Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.
Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.
Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:
- Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
- Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц - ставятся две цифры, и год - проставляются четыре цифры.
- На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
- Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
- Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
- В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
- Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
- Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
- В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
- Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.
На основании каких документов вносится запись о приеме на работу
Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает . Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.
Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним .
При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.
Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.
Внимание! Другие документы, например, нельзя рассматривать в качестве основания для внесения записи в трудовую.
В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку
Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.
Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.
Внимание! Также допускается не делать запись в трудовой книжке о приеме на работу, если сотрудник трудится на основании . В некоторых случаях его выгодно заключать как сотрудникам, так и работодателю.
В какой момент вносится запись в трудовую книжку
ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.
Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.
С другой стороны, если запись все же была сделана - то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2019 образец
Запись о приеме на работу директора ООО образец
При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.
Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Краска» (ООО «Краска») | |||||
| 10 | 18 | 07 | 2019 | Принят на должность генерального директора. | Приказ №1-К от 18.07.2019 |
Вам будет интересно:
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить
Запись о приеме на основную работу
Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.
На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Индивидуальный предприниматель Стожков Вадим Сергеевич (ИП Стожков В. С.) | |||||
| 6 | 18 | 07 | 2019 | Принят на работу на должность охранника | Трудовой договор №6 от 18.07.2019 |
Прием на работу в порядке перевода образец
Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.
Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Общество с ограниченной ответственностью «Зарница» (ООО «Зарница») | |||||
| 3 | 18 | 07 | 2019 | Принят в отдел продаж на должность консультанта по продажам в порядке перевода из общества с ограниченной ответственностью «Традиция» | Приказ № 19-К от 18.07.2019 |
При оформлении сотрудника по совместительству
Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.
Прием сотрудника на время отпуска
Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.
Многие работники ошибочно полагают, что во внесении записи в трудовую нет ничего сложного. Казалось бы, что может быть сложного в том, чтобы написать в бланке дату приема на работу и увольнения.
Но на самом деле сотрудник отдела кадров или же работодатель должны знать множество нюансов, которые касаются внесения каждой записи. Сам вид записи будет зависеть от должности работника и от множества других факторов, которые так или иначе влияют на вносимую запись.
Нельзя недооценивать труд работника отдела кадров, поэтому в помощь начинающим кадровикам, а также для общего просвещения работников, в этой статье мы рассматриваем разные ситуация внесения записи в трудовую книгу.
Порядок и правила заполнения трудовой книжки
Прием на работу сотрудника занятие очень ответственное. Помимо того, что нового работника необходимо быстро ввести в курс дела, для того что бы он как можно скорее стал выполнять свою трудовую функцию, необходимо также правильно оформить его трудовой документ.
Многие работодатели или сотрудники отдела кадров по неаккуратности или из-за отсутствия опыта не редко делают ошибочные записи при заполнении трудовой. Из-за этого работнику приходится менять не только один бланк трудовой, но и книжку полностью.
Поэтому, в особенности, если это ваш первый опыт, вы должны отнестись к заполнению трудовой книжки как можно более грамотно.
Заполнение
Для того, чтобы заполнить трудовую книжку о приеме на работу, для начала нужно ознакомиться с титульным листом. В этой информации вы должны найти соответствие с паспортными данными работника и только после этого заполнять бланк.
Но в случае, если вы оформляете работнику трудовую по причине того, что это его первое рабочее место, вам будет необходимо самостоятельно заполнить титульный лист. Для этого вы должны написать в приготовленном месте имя, фамилию и отчество работника, а также его дату рождения, информацию об образовании и специализации.
Проверьте тщательно каждую оставленную запись. Обязательно, особенно если это первый ваш опыт, а также при заполнении используйте образцы.
Теперь, когда запись на заглавном листе оставлена, можно переходить к следующим пунктам.
Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу?
Чтобы правильно внести запись о приеме работника на совсем новую работу вам понадобится два документа. Первый – это трудовой договор работника, а второй документ, это приказ, изданный по организации.
В крайнем левом столбце укажите порядковый номер записи, и если ей предшествовала еще одна – отступить ровно одну строчку.
Далее, вам необходимо написать порядковый номер. В следующем столбце вы оставляете дату, когда была сделана запись.
Теперь вы уже можете написать, на какую именно должность принят работник, а также указать наименование организации, принимающей работника в свои ряды.
Теперь вам необходимо вписать номер приказа, а также дату его издания.
Только после этого вы можете ставить печать организации и просить работодателя оставить свою подпись. Только после этого работник считается официально трудоустроенным и за него начнут немедленно отчислять платежи.
Какая ставится дата?
Если говорить о дате приема на работу, то, как правило, официальной считается дата заключения непосредственного трудового договора между конкретным работником и работодателем. Но помимо этого, официальной датой также может считаться день, с которого трудовой договор вступит в силу, например, спустя выходные, начиная с понедельника.
Ставится ли печать?
При приеме на работу в трудовой книге в обязательном порядке ставится печать. Это доказывает тот факт, что работник не сам вписал себе данную запись, а действительно осуществлял трудовую функцию.
Иногда печать в трудовой книге сопровождается наклейкой в виде голограммы. Как говорят многие кадровики, это дополнительная защита от недобросовестных работников.
Указывается ли ставка?
В трудовой книжке не указывается такая информация как сумма оклада, размер зарплаты и другая подобная информация.
Но многие работодатели ошибочно заносят эти данные в бланк трудовой книжки, тем самым создавая возможность полной замены трудовой, что весьма невыгодно для работника.
Прием на работу генерального директора
При приеме на работу генерального директора в трудовую также вносится информация о дате и должности такого работника, однако документальным основанием для принятия будет являться не приказ, а решение учредителей компании.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу генерального директора ООО — образец.
Водителя
Если вы принимаете на работу водителя , то не стоит вписывать в трудовую марку автомобиля на которой он будет осуществлять свой труд. Гораздо важнее перед приемом на работу посмотреть результаты пройденной им медицинской комиссии и только после того начинать заполнять трудовую в общем порядке.
Временная работа
Если гражданина принимают на работу временно , данная запись также должна находиться в трудовой книжке. Многие полагают, что это не обязательно, ведь у работы есть свой срок, но, несмотря на это, временная работа должна найти свое отражение в трудовой.
Образец заполнения (оформления) трудовой книжке о приеме на работу временно.
Без трудовой книжки
Обязательно ли иметь трудовую книжку при приеме на работу? Часто работодатели принимают работников без трудовой. Для этого необходимо завести сотруднику трудовую, ведь он только начинает свой путь в сфере труда.
Расходы на покупку трудовой книжки ложатся на плечи организации , принявшего работника. Заглавный лист заполняется в соответствии с документами работника. Данные проверяются, вносится запись о принятии на работу и трудовая отправляется в личное дело.
Как правильно сделать запись?
Если трудовой договор является срочным , об этом также должно быть указано в записи о приеме на работу. В строке, где вы должны писать сведения о работе, вы должны указать наименование организации, должность и в конце записи указать, что вы приняты на определенную должность по срочному трудовому договору.
Прием на работу в порядке перевода
Если на должность вас перевели, это отражает запись в трудовой книге в столбце сведений о работе. Вы должны указать вашу новую должность, организацию в которую вас перевели и сообщить о том, что это перевод. Если же вас перевели внутри организации, то писать ее наименование нет надобности.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу в порядке перевода образец.
По совместительству
– это способ работы, при котором работник совмещает несколько видов занятости. О том, как именно делать запись в трудовой, поговорим в следующем пункте.
В трудовую книжку, при приеме по совместительству, мы вносим запись следующего характера: она должна содержать порядковый номер, дату приема на работу, а также упоминание о работе по совместительству. Также необходимо наличие вынесенного приказа.
Как правильно исправить запись?
Если вы допустили ошибку в трудовой о приеме на работу, например, неправильно указана дата приема на работу – не стоит отчаиваться. Трудовое законодательство допускает небольшие . Но если у вас есть неверная запись – ни в коем случае нельзя использовать корректор, кисть или стерку. Вам придется восстанавливать трудовую книжку работника на новых бланках, поэтому, как только допустили ошибку – ставьте об этом в известность работодателя и работника.
Как исправить ошибку в дате приеме?
Если ошибка допущена в дате в одну цифру – ее можно исправить путем зачеркивания и вписывания новой . Если ошибка идет более чем в двух цифрах, трудовую книгу придется менять. Некоторые допускают и такой способ. Ставят следующим порядковым номером запись о том, что предыдущая запись неверна и следом переписывают правильный вариант.
Как отменить запись о приеме на работу?
Для того чтобы отменить запись о приеме на работу достаточно написать следующим пунктом о том, что предыдущая запись не является верной .
Образец исправление (аннулирование) записи в трудовой книжке о приеме на работу.
Прием на работу к ИП
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу к ИП? Если вы устраиваетесь на работу к индивидуальному предпринимателю , вам в первую очередь необходимо поинтересоваться, был ли у него опыт оформления трудовых. Обязательно посмотрите трудовую после заполнения. Заполнение трудовой книги в организации и у ИП отличаться не должно, разве, что названием места работы.
Пример (образец) оформления записи в трудовой книжке при приеме на работу к ИП.
Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?
Если работник не предоставил трудовую по причине того, что еще никогда не получал ее, заведите ему новую , если же просто не может найти или потерял – отправьте его в пенсионный фонд для выдачи дубликата трудовой.
Полезное видео
Посмотрите полезное видео, о том как заполнять трудовую книгу:
Заключение
Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.
Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают , хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.
Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.
В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека
Все записи, которые будут вноситься в , если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.
Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции. Цвет записей:
- черный;
- синий;
- фиолетовый.
Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.
Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:
Информация о сотруднике
Это, пожалуй, самая первая статья заполнения . Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:
- ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
- дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, военный билет.
полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться
Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?
Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.
Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.
Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:
- основное общее;
- среднее общее;
- начальное профессиональное;
- среднее профессиональное;
- высшее профессиональное;
- послевузовское профессиональное.
Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.
Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:
- студенческий билет;
- зачетная книжка;
- образовательного учреждения.
Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.
Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.
Изменения записей в трудкнижке
Заполненная трудовая книжка — образец
Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:
- дата рождения.
Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:
- свидетельство о браке;
- свидетельство ;
- свидетельство, подтверждающее изменения ФИО.
На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.
На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на , которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.
Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или .
Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).
Новые нюансы
Трудовая книжка заполняется по правилам
Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.
По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.
Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.
Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.
Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.
Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).
Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.
Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает , следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.
Мнение юриста-эксперта:
Автор раскрывает некоторые тонкости правильного заполнения трудовой книжки. Статья полезная и познавательная. Но нашим читателям следует знать, что правовая значимость трудовой книжки в настоящее время несколько ниже, чем она была 15-20 лет назад. Не исключено, что трудовые книжки в недалеком будущем будут вообще отменены.
С введением в действие Трудового кодекса РФ с 1 февраля 2002 года, оформление письменного трудового договора стало обязательно (ст.67 ТК РФ). Также ст. 136 ТК РФ предусмотрена обязательная выдача на руки расчетного листка по заработной плате работникам. Эти два документа имеют более значительный вес, если их собирать и хранить до выхода на пенсию. Эти два документа содержат всю информацию о трудовой деятельности работника, необходимую для начисления пенсии.
Есть еще один документ, который рекомендуем ежегодно и при увольнении получать в бухгалтерии. Это справка о зарплате (Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н). Этот документ тоже не будет лишним при наступлении пенсионного возраста.
Содержание трудовой книжки не раскрывает никакой информации о заработной плате, а именно эта информация представляет ценность при расчете пенсии. В трудовой книжке имеется только сведения о том, где, в качестве кого и сколько вы работали. А если вы еще где-то подрабатывали, но записи в трудовой книжке нет, то поможет письменный трудовой договор и расчетный листок. Эту информацию можно получить, даже, если работа была разовой.