Прошивка документов - несложный процесс, не требующий от исполнителя особых навыков: всё, что нужно иметь под рукой, - нитка (шнур, шпагат), иголка и дырокол, а при наличии современного оборудования все эти предметы могут быть заменены специальным станком. Прошнуровать и проклеить документ - такая же неотъемлемая обязанность специалиста отдела кадров, как и ведение или личных дел сотрудников: без этой процедуры хранение большого объёма документов было бы чрезмерно затруднено.

За указанными операциями следует ещё одна - оформление, заверение подписью и прикрепление наклейки. Как правильно прошить и проклеить документ, а также где скачать электронный бланк и образец наклейки в формате Word - смотрите далее.

Когда требуется прошивать документы?

Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.

Важно : вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, ), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости - и дополнительно проклеить вместе с остальными.

Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.

Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий - например, для оформления или внесения информации в электронные базы данных.

Совет : перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы. Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать - а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

1. Инструменты для прокалывания бумаги:
   1. шило;
   2. толстая иголка;
   3. дырокол;
   4. дрель.
2. Расходные материалы:
   • нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
   • шпагат;
   • шнуры (не особо толстые);
   • клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
3. Ножницы.
4. Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.

Важно : использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.

Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:

1. Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз - иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
2. В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
3. Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента - угольника.
4. Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия - три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.

Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:

• сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
• первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние - не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
• если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
• если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати - канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, - электрическую дрель или станок для сшивания.

1. Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
2. Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел - как можно крепче и ближе к последнему листу.
3. Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет : хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.

1. Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
   • расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
   • нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
   • номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
   • для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном - «а», на втором - «б» и так далее, исключая букву «з»);
   • номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
   • ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
   • на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
2. При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.

Важно : максимальное число листов в одном томе - 250. Это значение может быть немного изменено в большую сторону, однако не стоит увлекаться: при толщине корешка, превышающей четыре сантиметра, становится весьма затруднительно работать с делом.

Как правильно оформить и прикрепить наклейку?

Заверяющая наклейка - непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная для посредника.

Требования к оформлению наклейки:

1. Размеры заготовки - около 40×60 мм.
2. Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.
3. Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.
4. По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.

Совет : последний пункт не является обязательным, и по приведённым выше соображениям его лучше пропустить, проклеив лишь узел и нити.

Прошито и пронумеровано — образец Word

Скачать образец наклейки с текстом «Прошито и пронумеровано» можно по ссылке выше. Электронный документ в формате DOC открывается в любом текстовом редакторе, включая «родной» Microsoft Word, и легко может быть отредактирован и дополнен в соответствии с требованиями конкретной организации.

Подводим итоги

Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома - клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше. Главное - перед тем, как залить наклейку, не забыть внести в её поля необходимые сведения и проставить оттиск печати или штампа организации.

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

• Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
• Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
• Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
• Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• Клей;
• Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___(_______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

• Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).


Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки - это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.


Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.


Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.


На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.


На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное - подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два - между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

• С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
  Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

• Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам - неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Заверение бумаг - последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками - только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.


Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

На протяжении нескольких недель я читала Форум изучала материалы сайта, а потом увидела в продаже Ваши книги и решила их заказать. Нормы закона Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. Иногда шнуровка обусловлена законодательными требованиями. Итоговый налог 3 000 р. За небольшой период сотрудничества коллектив журнала подтвердил свой высокий профессиональный статус и компетентность. Делали, как для самих себя. Стараемся следить за обновлениями на вашем сайте, т. Расписки в получении конкурсной аукционной документации - 4. Когда впервые узнала об этом пакете, сразу же решила приобрести, т.

Налог уменьшаем всего на 3 000. В составе пакета документов, представляемого на государственную регистрацию, могут оказаться следующие многостраничные документы: заявление на регистрацию, устав, решение протоколдоговор об учреждении если подается и, если необходимо, заявление на упрощенную систему налогообложения. Как в Word пронумеровать листы. Образец оформления конверта с заявкой - 9. Отдельное спасибо менеджеру по книгам и журналам Наталье за оперативное решение всех вопросов и помощь!

Также радует, что сразу в инструкции можно открыть нужный документ заявление, приказ, допсоглашение и т. А какие отчеты информацию Вы туда собираетесь вносить? Мы обязательно постараемся Вам помочь. Образец письма о возврате обеспечения контракта - 32. Сначала про внешний вид: обложка журнала — это вам не просто картонный белый лист, где написан вид журнала. А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Прошито и пронумеровано образец word скачать

Но поднимать не будут до 2017 года. Прокалываю дыроколом одно отверстие вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте в левом верхнем углу документа. На место шнурования не должно быть механической нагрузки, иначе постепенно листы растреплются и порвутся. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью.

Благодарю Вас за профессионализм. Очень удобно, что можно читать, распечатывать полезную информацию для себя.

Получить консультацию по:
Серебрянники, Висимо-Уткинск,
Боковая, Гагино, Душатино,

Заказать: в Сызрань Прошито и пронумеровано образец word скачать Города: Тольятти
Городские округа:Тольятти Районы: Челно-Вершинский
А также, работаем с городами:

Серпухов, Красное, Князево, Черга,
Хурай-Хобок, Петровское,

Вы можете заказать у нас также:

1. Помогите пожалуйста профессиональным советом. Как оформлять и кто подписывает нашлепку "прошито, пронумеровано"? 1. Если это копия документа, то мы ее прошиваем, клеим нашлепку на обороте документа, ставим печать, захватывая край нашлепки, а вот кто должен ставить подпись — уполномоченное на то лицо (имеющее право подписи документов в компании) или может расписаться и делопроизводитель? Просто здесь, видимо, суть в чем — если мы имеем ввиду заверение копии документа, то тогда полномочным лицом подписываем, а если просто защита документа от подделки и фиксация количества листов, то — делопроизводитель. Но дело в том, что ГОСТ и Метод. рекомендации 2009 года устанавливают реквизит и правила заверения документов..а не нашлепки.. 2. Если прошивается оригинал документа (например, договор). Чья подпись и нужна ли печать.
2. В этом разделе вы можете найти открытки от евро до а4 формата, скачать их в высоком качестве иили в векторе, так же мы регулярно пополняем магазин векторными открытками. Вы можете скачать, персонализировать своим. В раздаче присутствуют шаблоны используемых в полиграфии конвертов c4 — 324х229 мм, c5 — 229х162 мм, c65 — 229х114 мм, e65 (dl) — 220х110 мм. Вы ищете или фотографии? У нас есть свободные ресурсы для вас. Скачать на freepik ваши фотографии, psd, иконки или.

Нельзя обойти вопрос контроля целостности записей. Живя в век цифровых технологий, позволяющих хранить и защитить записи, белорусское законодательство не всегда дает право вести записи в электронном виде. О записях в области безопасности и здоровья сотрудников можно вообще «не зарекаться», им цифровые технологии не грозят.

Поэтому приходится по старинке брать шило, нитку, иголку и нумеровать журнал, шнуровать его, делать заверительную запись на последнем листе и скреплять ее печатью организации.

Все журналы, купленные в магазине, имеют заверительную запись и, глядя на нее, складывается ощущение, что все журналы необходимо шнуровать и скреплять печатью. Но это не так. Беглый поиск по законодательству Республики Беларусь в области охраны труда представил небольшой перечень журналов подлежащих вышеописанной процедуре.

Наименование журнала	Должностное лицо, имеющее право заверения	Нормативный правовой акт
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда	Руководитель организации или уполномоченное им лицо	п.62 «Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда»
Журнал регистрации инструктажа по охране труда Журнал регистрации целевого инструктажа по охране труда	Руководитель организации или структурного подразделения организации
Журнал регистрации вводного инструктажа (Журнал проведения вводного инструктажа) Журнал регистрации инструктажей	Не указано	п.58 «Правил по охране труда при эксплуатации и ремонте водопроводных и канализационных сетей»
Журнал предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих	Уполномоченное должностное лицо	п.12 «Инструкции о порядке проведения предсменного (перед началом работы, смены) медицинского осмотра работающих»
Журнал регистрации несчастных случаев	Уполномоченное должностное лицо организации, страхователя (страхователя - физического лица)	п.54 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Журнал регистрации профессиональных заболеваний	Уполномоченное должностное лицо страхователя, страхователя - физического лица (территориального центра гигиены и эпидемиологии)	п.121 «Инструкции о порядке заполнения, ведения и хранения документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Журнал учета работ по нарядам и распоряжениям	Не указано	Приложение Д ТКП 427-2012 (02230) «Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок»
Журнал учета дихлорэтана	Не указано	Приложение к Межотраслевым правилам по охране труда при работе с дихлорэтаном
Эксплуатационный журнал холодильной установки	Не указано	п.12 «Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации фреоновых холодильных установок»
Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов)	Не указано	п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств (за исключением колесных тракторов)»
Журнал предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин	Не указано	п.9 «Инструкции о порядке проведения предрейсовых и иных медицинских обследований водителей колесных тракторов и самоходных машин»

Вот и все. Последние два журнала можно было и не указывать, так как они заполняются медицинскими работниками, которые имеются в штате только на крупных предприятиях Республики.

В области пожарной безопасности требуется шнуровать и скреплять печатью журналы регистрации противопожарных инструктажей . Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью, а так же заверены подписью руководителя объекта или лица, ответственного за проведение инструктажей (странно, не правда ли?) (Приложение 2 к Правилам пожарной безопасности Республики Беларусь. ППБ Беларуси 01-2014). К нашей радости допускается регистрировать проведение противопожарного инструктажа в журналах регистрации инструктажей по охране труда (спасибо МЧС). Поэтому журналы регистрации противопожарных инструктажей не распространены в организациях Республики.